Uma questão que vem aparecendo de forma cada vez mais clara em minha mente, e que pretendo discutir em um artigo que estou escrevendo, diz respeito à utilização das bases de dados arquivísticas, especialmente as de instituições detentoras de documentos com valor secundário, ou também chamados de "documentos históricos". É visto que muitas dessas bases, embora possam disponibilizar uma gama vasta de informações, possui uma interface complexa que acaba confundindo o usuário que busca muita das vezes uma informação simples, e diante de tantos termos e campos, acaba desistindo da busca. Possivelmente esse usuário não voltará tão cedo a pesquisar na base.
Dois pontos chamam minha atenção para as práticas arquivísticas atuais, nos quais eu divido em duas grandes atividades. A primeira é a organização do acervo, utilizando-se de métodos oriundos da área para uma eficiente ordenação lógica e física. Geralmente esse processo é realizado com sucesso em instituições de guarda, permitindo que se localize o documento de forma rápida. Já o segundo ponto é o que complica a vida dos usuários: a disponibilização do acervo para o público, que com a constante utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs), se dá em bases de dados contendo documentos digitalizados, permitindo que o usuário através da internet ou da intranet da instituição possa ter acesso a documentos que muitas vezes devido à sua idade, estão em um estágio frágil, e o manuseio poderia acabar danificando ainda mais sua integridade.
É nesse ponto que entra o grande problema. O profissional arquivista, muitas das vezes organiza o acervo de forma eficiente e bacana, porém na hora de dar acesso, ele acha que o usuário também precisa saber sobre a área, enchendo as bases de dados com inúmeros campos de busca, o que acaba deixando o usuário frustrado, já que não consegue acessar o documento. E a pergunta feita é: por quê? para que complicar? Será que o usuário realmente precisa ter tantas informações na tela? será que essas informações não deveriam ficar embutidas dentro do sistema de busca, através de indexação e metadados? que só seriam mostrados se o usuário quisesse saber. É uma questão que estou estudando, associando a área arquivística com a área de UX (User eXperience), buscando criar interfaces de saída amigáveis, que além de permitirem uma melhor visualização do conteúdo da instituição, irão agregar um valor enorme, já que a maior utilização das bases irá dar visibilidade ainda maior a essa instituição.
O Arquivista precisa saber separar a organização do acesso. Nós organizamos para dar acesso a alguém, não a nós mesmos. Precisamos pensar como o usuário que nunca viu termos como "fundos", "série", "subsérie", "arranjo", etc. Temos que ter em mente que as vezes o usuário só quer uma foto, não se importando com seu fundo ou série. E ele não tem obrigação de saber disso. Nós temos. Nós precisamos criar sistemas de organização e recuperação de informação eficientes e eficazes, para que o usuário ache o que quer sem precisar se cansar demais. Essa é a premissa que vem dominando o mercado, e essa é a premissa que precisa ser posta em prática na Arquivologia para que possamos ganhar mais destaque como profissionais da Informação.
